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Berufsbild

Personalreferenten sind im Personalwesen tätig. Ihre Hauptaufgaben liegen in den Bereichen Personalplanung, Rekrutierung von Personal, Mitarbeiterentwicklung und Personalverwaltung.

Im Bereich Personalplanung ermitteln Personalreferenten den Personalbedarf ihres Unternehmens. Fragen, die sie klären müssen, sind etwa: „Wie viele Mitarbeiter braucht das Unternehmen?“, „Welche besonderen Qualifikationen benötigen die Mitarbeiter?“ „Zu welchem Zeitpunkt müssen entsprechend qualifizierte Mitarbeiter einsatzbereit sein?“, „In welchen Arbeitsbereichen oder Abteilungen werden sie benötigt?“ Ist der Personalbedarf ermittelt, kümmern sich Personalreferenten darum, das benötigte Personal zu beschaffen.

Im Bereich Rekrutierung von Personal ist es ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Personalbedarf ihres Unternehmens gedeckt wird. In der internen Personalbeschaffung rekrutieren sie Personal mit entsprechenden Qualifikationen innerhalb ihres Unternehmens. Sie organisieren etwa Schulungen oder Coachings für Mitarbeiter, planen die Versetzung geeigneter Mitarbeiter in andere Abteilungen oder erstellen und veröffentlichen interne Stellenausschreibungen.
In der externen Personalbeschaffung suchen sie nach Mitarbeitern außerhalb ihres Unternehmens. Sie sichten beispielsweise eingehende Initiativbewerbungen, arbeiten Stellenprofile aus und fertigen Stellenausschreibungen an, veröffentlichen diese, schalten Werbung und beauftragen gegebenenfalls Vermittler für die gezielte Personalsuche. Personalreferenten bereiten Bewerbungsgespräche vor und führen sie mitunter auch selber. Ebenso schließen sie Arbeitsverträge ab.

Im Bereich Mitarbeiterentwicklung ermitteln sie benötigte Kompetenzen von Mitarbeitern, stellen deren Weiterbildungsbedarf fest und planen betriebliche Schulungen und Weiterbildungen. Hier werden Mitarbeiter für spezifische Aufgaben qualifiziert und trainiert oder sie erwerben Schlüsselqualifikationen, etwa Teamfähigkeit, Leistungsbereitschaft, Freundlichkeit, Organisationsfähigkeit oder Lernfähigkeit. Mitunter trainieren und beraten Personalreferenten auch Führungskräfte ihres Unternehmens.

Im Bereich Personalverwaltung verwalten und führen Personalreferenten zum Beispiel Personalakten. Sie erfassen Krankheitstage, Fehlzeiten sowie Urlaubstage und bereiten Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen vor. Sie erstellen Arbeitszeugnisse und bereiten Aufhebungsverträge oder Kündigungen vor. Ergänzend führen sie Mitarbeitergespräche. Dabei kann es um Themen wie Elternzeit, Wiedereingliederung in den Beruf, Kündigung, betriebliche Altersvorsorge, Arbeitszeitmodelle oder Erfolgsbeteiligung gehen.

Personalreferenten haben ein weites Aufgabenspektrum. Sie kommen mit vielen Menschen zusammen und haben Kontakt zu Kunden. Neben der erforderlichen Fachkompetenz für ihren Beruf ist es notwendig, dass sie gut im Team arbeiten können, Verhandlungsgeschick beweisen und gute kommunikative sowie analytische Fähigkeiten mitbringen.
Personalreferenten sitzen die meiste Zeit ihres Berufsalltags am Schreibtisch und arbeiten häufig am Computer. Sie halten sich vorwiegend in Büroräumen, Besprechungsräumen und manchmal in Schulungsräumen ihres Unternehmens auf

Ausbildung und Werdegang zum Beruf

Der Beruf Personalreferent ist ein Weiterbildungsberuf. Eine klassische Ausbildung zum Personalreferenten gibt es nicht. Interessenten für diesen Beruf bringen oftmals schon langjährige Berufserfahrung in einem anderen, zum Beispiel kaufmännischen Beruf mit.

Regelung der Ausbildung/Ablauf

Weiterbildungslehrgänge zum Personalreferenten können bei unterschiedlichen Lehrgangsanbietern absolviert werden. Die Anbieter haben jeweils spezifische interne Regeln, die den Ablauf und die Dauer der Lehrgänge bestimmen. Dabei kann die Weiterbildung je nach Bildungsanbieter in Voll- oder Teilzeit absolviert werden und findet normalerweise in den Schulungsräumen der Veranstalter statt. Es gibt auch Lehrgänge, die als Fernunterricht konzipiert sind.
Wer sich bei einem Bildungsanbieter für die Weiterbildung bewerben möchte, sollte in der Regel nachweisen können, dass er einen Beruf im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich erlernt hat oder über die Mittlere Reife verfügt. Ergänzend sollte er in beiden Fällen über ausreichende und zum Feld gehörende Berufserfahrung verfügen. Für manche Lehrgänge ist der Nachweis über ein abgeschlossenes Studium notwendig. Während der Lehrgänge stehen exemplarisch unter anderem folgende Themen auf dem Lehrplan:

Planung des Personalbedarfs, Personalbeschaffung und Auswahl von Personal
Personalbeurteilung (Ziele, Arten, Anlässe)
Personalentwicklung (PE), Maßnahmen zum Erhalten und Verbessern der Mitarbeiterqualifikationen
Kommunikation und Gesprächsführung, Konfliktmanagement
Mitarbeiterführung, Mitarbeitermotivation
Individuelles sowie kollektives Arbeitsrecht
Eingliederungsmanagement, Altersmanagement, Grundzüge des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Betriebliches Sozialwesen (Sozialversicherung, Entlohnung)
Personalsoftware, EDV

Wer die Ausbildung oder eine Tätigkeit als Personalreferent ins Auge fasst, sollte Interesse für organisatorische, kaufmännische und verwaltende Aufgaben mitbringen und Freude daran haben, sozial-beratend tätig zu sein.

Dauer der Ausbildung

Die Dauer der Ausbildung/ Weiterbildung variiert je nach Bildungsanbieter und Form des Unterrichts. Folgende Angaben können exemplarisch gegeben werden:

Vollzeit: circa 5 – 9 Monate
Teilzeit: circa 10 – 20 Monate
Fernunterricht: circa 12 – 18 Monate

Abschluss, der Ausblick

Je nachdem, bei welchem Bildungsanbieter die Weiterbildung zum Personalreferenten gemacht wird, tragen Absolventen nach der Ausbildung die Berufstitel „Geprüfter Personalreferent“ oder „Personalreferent“. Auch üblich ist die Bezeichnung „Human Resource Manager“.

Ausblick nach der Ausbildung

Personalreferenten haben gute Jobaussichten. Sie finden Beschäftigung in Unternehmen fast aller Wirtschaftsbereiche. Neben vielen anderen, können sie beispielsweise Arbeit in folgenden Branchen finden:

Handel
Gesundheit und Soziales
Hotel, Gaststätten und Tourismus
Fahrzeugbau
Metallbau, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
Kunst, Kultur, Sport
Nahrungs-, Genussmittelherstellung
IT, Computer
Transport, verkehr
Interessenvertretungen, Verbände
Öffentliche Verwaltung, Sozialversicherung

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten als Personalreferent

Die Arbeitswelt verändert sich. Aktuell gewinnen etwa neue Formen der Zusammenarbeit an Bedeutung. Stichworte sind dabei zum Beispiel Online-Meeting oder Remote-Work. Sachbearbeitungsaufgaben werden in manchen Berufsfeldern zunehmend von Robotern übernommen, etwa Software-Robots. Nehmen Personalreferenten regelmäßig an Schulungen, Seminaren und Kursen teil, haben sie die Möglichkeit, ihr berufliches Fachwissen aktuell zu halten und sich über aktuelle Trends im Berufsfeld zu informieren. Themenfelder, die für Personalreferenten interessant und wichtig sein können, sind zum Beispiel die Folgenden:

Personalbedarfsermittlung
Personalbeschaffung und Personalauswahl
Kündigung, Arbeitszeugnis
Einstellungsgespräche
Einstellungstests
Betriebliche Fortbildung
Arbeitsrecht
Kommunikative Skills
Betriebliche Ausbildung

Ein Studium eröffnet Personalreferenten viele weitere Möglichkeiten, begünstigt Aufstiegschancen und kann die Karriere allgemein fördern. Studiengänge, die infrage kommen, sind beispielsweise Betriebswirtschaftslehre (Business Administrator) oder Personalmanagement, Personaldienstleistung.

Personalreferenten steht der Weg in die Selbstständigkeit offen. Denkbar ist etwa eine Tätigkeit als Unternehmensberater oder Bewerbungstrainer.