Personalreferenten arbeiten im Personalwesen. Ihre Aufgaben verteilen sich auf vier Schwerpunkte: Personalplanung, Rekrutierung von Personal, Mitarbeiterentwicklung und Personalverwaltung.
Personalplanung
In der Personalplanung ermitteln Personalreferenten den Personalbedarf ihres Unternehmens. Dabei klären sie unter anderem, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, welche Qualifikationen sie mitbringen müssen, ab wann sie einsatzbereit sein sollen und in welchen Abteilungen sie gebraucht werden. Steht der Bedarf fest, sorgen sie dafür, dass die passenden Fachkräfte beschafft werden.
Rekrutierung von Personal
Bei der Rekrutierung stellen Personalreferenten sicher, dass offene Stellen besetzt werden. In der internen Personalbeschaffung greifen sie auf Beschäftigte aus dem eigenen Unternehmen zurück: Sie organisieren Schulungen oder Coachings, planen Versetzungen in andere Abteilungen oder schreiben Stellen intern aus. In der externen Personalbeschaffung suchen sie außerhalb des Unternehmens, indem sie etwa Initiativbewerbungen sichten, Stellenprofile und Ausschreibungen erstellen, Anzeigen schalten und bei Bedarf Vermittler beauftragen. Häufig bereiten sie Bewerbungsgespräche vor, führen sie selbst und schließen Arbeitsverträge ab.
Mitarbeiterentwicklung
In der Mitarbeiterentwicklung stellen Personalreferenten fest, welche Kompetenzen im Unternehmen gebraucht werden, ermitteln den Weiterbildungsbedarf und planen betriebliche Schulungen. Beschäftigte werden für bestimmte Aufgaben qualifiziert oder erwerben Schlüsselqualifikationen wie Teamfähigkeit, Organisations- und Lernfähigkeit. Mitunter beraten und trainieren Personalreferenten auch Führungskräfte ihres Unternehmens.
Personalverwaltung
Zur Personalverwaltung gehört das Führen von Personalakten. Personalreferenten erfassen Fehl- und Urlaubstage, bereiten Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor, erstellen Arbeitszeugnisse und kümmern sich um Aufhebungsverträge oder Kündigungen. Ergänzend führen sie Mitarbeitergespräche, in denen es zum Beispiel um Elternzeit, Wiedereingliederung, betriebliche Altersvorsorge oder Arbeitszeitmodelle geht.
Das Aufgabenspektrum ist breit, und Personalreferenten haben viel mit Menschen zu tun. Neben der fachlichen Qualifikation zählen deshalb Teamfähigkeit, Verhandlungsgeschick sowie gute kommunikative und analytische Fähigkeiten. Den Großteil ihres Arbeitstags verbringen sie am Schreibtisch und am Computer, überwiegend in Büro-, Besprechungs- und Schulungsräumen; zunehmend ist auch die Arbeit im Homeoffice möglich.
Ausbildung und Werdegang zum Beruf
Personalreferent ist ein Weiterbildungsberuf. Eine bundeseinheitlich geregelte Erstausbildung zum Personalreferenten gibt es nicht. Wer in das Feld einsteigt, bringt meist bereits mehrjährige Berufserfahrung mit, häufig aus einem kaufmännischen Beruf.
Ablauf der Weiterbildung
Weiterbildungslehrgänge zum Personalreferenten bieten verschiedene Bildungsträger an. Ablauf und Dauer legt jeder Anbieter selbst fest. Die Weiterbildung ist je nach Träger in Voll- oder Teilzeit möglich und findet üblicherweise in den Schulungsräumen der Anbieter statt; daneben gibt es Fernlehrgänge.
Für die Zulassung verlangen die Anbieter in der Regel einen dieser Nachweise: einen abgeschlossenen Beruf im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich mit einschlägiger Berufserfahrung, die Mittlere Reife mit entsprechender Berufserfahrung oder ein abgeschlossenes Studium. Auf dem Lehrplan stehen beispielsweise folgende Themen:
Planung des Personalbedarfs, Personalbeschaffung und Auswahl von Personal
Personalbeurteilung (Ziele, Arten, Anlässe)
Personalentwicklung (PE), Maßnahmen zum Erhalten und Verbessern der Mitarbeiterqualifikationen
Kommunikation und Gesprächsführung, Konfliktmanagement
Wer diesen Weg einschlägt, sollte Interesse an organisatorischen, kaufmännischen und verwaltenden Aufgaben mitbringen und gern sozial-beratend arbeiten.
Dauer der Weiterbildung
Wie lange die Weiterbildung dauert, hängt vom Anbieter und von der gewählten Lernform ab. In Vollzeit ist sie meist in wenigen Monaten abgeschlossen. Teilzeit- und Fernlehrgänge erstrecken sich in der Regel über einen deutlich längeren Zeitraum, weil das Pensum auf mehr Wochen verteilt wird. Verbindliche Angaben nennt der jeweilige Bildungsträger.
Abschluss und Berufsbezeichnung
Je nach Bildungsträger führen Absolventen anschließend Titel wie „Geprüfter Personalreferent“ oder „Personalreferent“. Gebräuchlich ist außerdem die Bezeichnung „Human Resource Manager“.
Ausblick nach der Weiterbildung
Personalreferenten haben gute Beschäftigungsaussichten und finden in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche Arbeit, zum Beispiel in diesen Branchen:
Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten als Personalreferent
Der Personalbereich verändert sich laufend: Neue Formen der Zusammenarbeit wie Online-Meetings und Remote-Work gewinnen an Bedeutung, und Routineaufgaben der Sachbearbeitung werden zunehmend automatisiert. Wer regelmäßig Schulungen, Seminare und Kurse besucht, hält sein Fachwissen aktuell und bleibt über aktuelle Entwicklungen im Berufsfeld informiert. Interessante Themenfelder sind zum Beispiel:
Ein Studium eröffnet weitere Möglichkeiten und kann Aufstiegschancen verbessern. Passende Studiengänge sind etwa Betriebswirtschaftslehre oder Personalmanagement. Offen steht Personalreferenten außerdem der Weg in die Selbstständigkeit, beispielsweise als Unternehmensberater oder Bewerbungstrainer.
Ist Personalreferent ein anerkannter Ausbildungsberuf?
Nein. Personalreferent ist ein Weiterbildungsberuf ohne bundeseinheitlich geregelte Erstausbildung. Der Einstieg erfolgt in der Regel über eine kaufmännische oder verwaltende Ausbildung mit Berufserfahrung oder über ein Studium und einen anschließenden Weiterbildungslehrgang.
Welche Voraussetzungen braucht man für die Weiterbildung zum Personalreferenten?
Die Bildungsträger verlangen meist einen abgeschlossenen Beruf im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich mit einschlägiger Berufserfahrung, alternativ die Mittlere Reife mit Berufserfahrung oder ein abgeschlossenes Studium. Die genauen Zugangsbedingungen legt jeder Anbieter selbst fest.
Wie lange dauert die Weiterbildung zum Personalreferenten?
Das hängt von Anbieter und Lernform ab. In Vollzeit ist die Weiterbildung in der Regel in wenigen Monaten abgeschlossen, in Teilzeit oder als Fernlehrgang dauert sie entsprechend länger.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Personalreferent?
Mit einem einschlägigen Studium, etwa in Betriebswirtschaftslehre oder Personalmanagement, lassen sich die Karrierechancen verbessern. Möglich sind außerdem der Wechsel in leitende Positionen des Personalwesens oder der Schritt in die Selbstständigkeit, beispielsweise als Unternehmensberater oder Bewerbungstrainer.
