Inhaltsverzeichnis
Termine landen längst nicht mehr nur im Papierkalender. Weil ein großer Teil der Arbeit ohnehin am Computer stattfindet, liegt es nahe, auch die Terminplanung zu digitalisieren. Ein Online-Kalender ersetzt Filofax, Tischkalender und Wandplaner – und bringt gerade in der Zusammenarbeit im Team spürbare Vorteile. Dieser Überblick zeigt, welche das sind und worauf sich bei der Nutzung achten lässt.
Gemeinsame Nutzung erleichtert die Teamarbeit
Der größte Vorteil eines Online-Kalenders liegt in der gemeinsamen Nutzung. Ein online erstellter Kalender lässt sich mit Kolleginnen und Kollegen teilen, sodass alle Beteiligten denselben Stand sehen und Termine gemeinsam planen können. Wer in mehreren Projekten oder Teams arbeitet, kann für jeden Zweck einen eigenen Kalender anlegen und so Fristen und Deadlines getrennt im Blick behalten. Das senkt zugleich das Risiko von Terminüberschneidungen.
Einfache Bedienung – auch ohne Vorkenntnisse
Für einen Online-Kalender braucht es weder besondere IT-Kenntnisse noch eine lange Einarbeitung. Meist genügt eine Anmeldung mit der E-Mail-Adresse, danach lassen sich Termine über vorbereitete Vorlagen eintragen. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird so häufig als Erleichterung erlebt – reale Risiken für Unternehmen liegen eher an anderer Stelle, etwa bei der IT-Sicherheit.
Verschiedene Kalenderarten für unterschiedliche Zwecke
Digitale Kalender werden seit Jahren immer beliebter. Weil sich für jeden Zweck ein eigener Kalender anlegen lässt, sind sie flexibel einsetzbar. Verbreitet sind zum Beispiel:
- Social-Media-Kalender für die Planung von Beiträgen und Kampagnen
- Wochenkalender für die kurzfristige Aufgabenplanung
- Monatskalender für eine Struktur über den ganzen Monat
- Jahreskalender für langfristige Planungen wie Urlaube
Ob ein Kalender privat bleibt oder für andere freigegeben wird, hängt vom Zweck ab. Bei der Teamarbeit ist ein gemeinsamer Kalender hilfreich: Jede Abteilung trägt ihre Projekte ein, sodass sich Abläufe leichter aufeinander abstimmen lassen.
Bearbeiten statt ausstreichen
Anders als auf Papier lassen sich digitale Einträge jederzeit ändern, ohne dass etwas durchgestrichen oder unleserlich wird. Verschiebt sich ein Termin, wird der Eintrag einfach angepasst – und alle, die den Kalender mitnutzen, sehen sofort den aktuellen Stand. Das ist vor allem in Arbeitsumgebungen praktisch, in denen sich Planungen kurzfristig ändern.
Zugriff von überall
Ein Online-Kalender ist an kein bestimmtes Gerät gebunden. Über Smartphone, Tablet oder Laptop ist er überall dort verfügbar, wo eine Internetverbindung besteht – der Kalender liegt also nie im Büro, während man selbst beim Kunden sitzt. Fällt ein Termin aus oder kommt ein Meeting dazwischen, lässt sich die Planung direkt unterwegs anpassen.
Nicht nur im Beruf nützlich
Im Berufsalltag sind Kalender in praktisch jeder Branche selbstverständlich: Arbeitseinsätze, Deadlines und Kundentermine wollen festgehalten und bei Änderungen schnell angepasst werden. Der Nutzen endet aber nicht am Feierabend. Gerade bei berufstätigen Eltern überschneiden sich private und berufliche Termine häufig – ein Schulfest fällt auf ein Meeting, ein Arzttermin in die Arbeitszeit.
Ein gemeinsam genutzter Kalender hilft, solche Überschneidungen früh zu erkennen. Tragen beide Partner Termine in einen gemeinsamen Familienkalender ein, lässt sich ein Elternabend gleich mit den beruflichen Verpflichtungen abgleichen. Das reduziert kurzfristigen Stress und doppelt vergebene Zeitfenster.
Vom Papier- zum Online-Kalender
Der Kalender hat eine lange Geschichte und gehört bis heute zu den wichtigsten Planungshilfen. Auch die vertraute Kalenderwoche ist jünger, als viele denken: In Deutschland gilt die heutige Zählweise mit Montag als erstem Wochentag erst seit dem 1. Januar 1976 (DIN 1355-1). Als erste Kalenderwoche eines Jahres zählt nach ISO 8601 die Woche, die den ersten Donnerstag enthält. Ein Online-Kalender zeigt die aktuelle Kalenderwoche automatisch an, sodass man sie nicht selbst nachschlagen muss.
Häufig gestellte Fragen
Welche Online-Kalender eignen sich für die Zusammenarbeit im Team?
Für die Teamarbeit sind Kalender sinnvoll, die sich freigeben und gemeinsam bearbeiten lassen und die gängige Standards unterstützen. Wichtiger als ein bestimmtes Produkt ist die Frage, ob sich Kalender teilen, Berechtigungen vergeben und Einträge mit anderen Programmen austauschen lassen. Kalender, die auf den offenen Formaten iCalendar und CalDAV aufbauen, lassen sich unabhängig vom Anbieter kombinieren.
Wie synchronisiere ich einen Online-Kalender über mehrere Geräte?
Die Synchronisation läuft über den Anbieter, bei dem der Kalender gespeichert ist: Änderungen an einem Gerät werden über das Internet abgeglichen und erscheinen auf allen angemeldeten Geräten. Technisch stützen sich die meisten Dienste auf die offenen Standards iCalendar (RFC 5545) für das Datenformat und CalDAV (RFC 4791) für den Zugriff – dadurch funktioniert der Abgleich auch über verschiedene Programme und Betriebssysteme hinweg.
Sind Online-Kalender datenschutzrechtlich unbedenklich?
Ein Online-Kalender speichert personenbezogene Daten wie Termine, Orte und Teilnehmende beim Anbieter. Wer ihn privat nutzt, sollte auf Verschlüsselung und den Speicherort der Daten achten. Im beruflichen Einsatz gilt der Anbieter in der Regel als Auftragsverarbeiter; dann ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich, der die Verarbeitung der Daten regelt.
Wie lässt sich ein privater Kalender mit dem beruflichen kombinieren?
Statt alles in einen Kalender zu schreiben, legt man üblicherweise mehrere getrennte Kalender an – etwa je einen für Beruf und Familie – und blendet sie in einer gemeinsamen Ansicht übereinander ein. So bleiben die Bereiche getrennt, Überschneidungen sind aber auf einen Blick erkennbar. Für gemeinsame Termine lässt sich ein Familienkalender freigeben, während berufliche Details privat bleiben.