Zeitdiebe erkennen und eliminieren

Der Arbeitstag ist vorbei, und Sie haben deutlich weniger geschafft als geplant. Dieses Gefühl kennen die meisten – und fragen sich, wo die Zeit geblieben ist. Oft lautet die Antwort: Sie ist Zeitdieben zum Opfer gefallen, also all den kleinen Tätigkeiten, die uns von unseren eigentlichen Aufgaben abhalten. Wie Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe erkennen und loswerden, lesen Sie hier.

Was sind Zeitdiebe?

„Schnell“ die E-Mails abrufen, „kurz“ bei Facebook vorbeischauen, „mal eben“ im Lieblingsblog nachschauen, ob es etwas Neues gibt: Das Internet bietet unzählige Möglichkeiten, sich abzulenken, ohne es zu merken. Soziale Netzwerke gehören zu den hartnäckigsten Zeitdieben, weil dort ständig etwas Neues auftaucht, das wichtig zu sein scheint. Doch auch andere Tätigkeiten fressen Zeit:

• Telefonate, die uns aus der Arbeit reißen
• ständige kurze Schwätzchen mit Kollegen (im Werksbereich augenzwinkernd „TROG“ genannt – Technischer Rundgang ohne Grund)
• die vielen unwichtigen Kleinigkeiten, die täglich anfallen und wichtige Aufgaben blockieren

Wie erkenne ich Zeitdiebe?

Zeitdiebe zeichnen sich dadurch aus, dass sie viel Zeit kosten, ohne echten Nutzen zu schaffen. Ständige Unterbrechungen und kurze Ablenkungen machen die wenigsten zufriedener – wer laufend bei Facebook und Co. erreichbar ist, ist oft sogar unzufriedener. Hinzu kommt: Eine kurze Unterbrechung kostet meist mehr Zeit, als sie selbst dauert, weil man danach erst wieder in die eigentliche Aufgabe hineinfinden muss. Die eigenen Zeitfresser zu erkennen, fällt trotzdem schwer, weil vieles fast unbewusst abläuft. Hier hilft ein Tätigkeitsprotokoll: Wer ein paar Tage lang notiert, was er wann und wie lange tut, kommt seinen persönlichen Zeitdieben schnell auf die Spur.

Woher kommen Zeitdiebe?

Oft stecken schlicht Gewohnheiten dahinter, die sich ändern lassen, sobald man sie bewusst wahrnimmt. Daneben gibt es weitere Ursachen:

• Aufschieben: Zeitdiebe werden besonders attraktiv, wenn unliebsame oder überfordernde Aufgaben anstehen. Sie helfen uns, uns vor der eigentlichen Arbeit zu drücken – und gaukeln uns vor, wir täten etwas Wichtiges. Zufrieden macht das nicht.
• Zu selten „Nein“ sagen: Zeitdiebe werden auch von anderen bei uns abgeladen. Wer ständig fremde Aufgaben übernimmt oder sich unterbrechen lässt, kommt kaum zu den eigenen.
• Perfektionismus: Stundenlang an einer eigentlich fertigen Arbeit zu feilen, ist ebenfalls ein Zeitdieb. Irgendwann muss Schluss sein – „fast perfekt“ reicht fast immer.

Was hilft gegen Zeitdiebe?

Je nachdem, welche Zeitdiebe bei Ihnen am aktivsten sind, helfen unterschiedliche Methoden. Sich zeitfressende Tätigkeiten strikt zu verbieten, ist meist der falsche Weg. Besser ist es, sich bewusst Zeit dafür einzuräumen und diese auch zu genießen – und sich danach bei Facebook auszuloggen oder das Mailprogramm bis zum nächsten festen Zeitfenster zu schließen. Wer immer wieder von außen gestört wird, sollte sich Phasen der Nichterreichbarkeit schaffen. In fast jedem Job lässt sich das Telefon eine Stunde am Tag abstellen – in dieser Zeit gelingt konzentriertes und effektives Arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die häufigsten Zeitdiebe im Berufsalltag?

Zu den häufigsten zählen soziale Netzwerke und E-Mails, unangekündigte Telefonate, lange Gespräche zwischendurch sowie die vielen kleinen Aufgaben, die den Tag zerstückeln. Auch Aufschieben und Perfektionismus kosten viel Zeit, ohne echten Nutzen zu bringen.

Wie identifiziere ich meine persönlichen Zeitfresser?

Am zuverlässigsten mit einem Tätigkeitsprotokoll: Notieren Sie einige Tage lang, was Sie wann und wie lange tun. So werden unbewusste Muster sichtbar, und Sie erkennen, wohin Ihre Zeit tatsächlich fließt.

Was hilft gegen Ablenkung durch soziale Medien am Arbeitsplatz?

Feste Zeitfenster statt ständiger Verfügbarkeit: Nutzen Sie soziale Medien bewusst zu klar begrenzten Zeiten und melden sich danach ab. Benachrichtigungen auszuschalten und das Mailprogramm zwischendurch zu schließen, senkt die Zahl der Unterbrechungen spürbar.

Wie gehe ich mit Perfektionismus als Zeitfresser um?

Legen Sie vorab fest, wann eine Aufgabe „gut genug“ ist. Meist reicht „fast perfekt“ völlig aus. Ein fester Endpunkt verhindert, dass Sie stundenlang an Details feilen, die kaum jemand bemerkt.