Agenturen unterscheiden sich stets hinsichtlich ihrer Größe, ihrer Arbeitsorganisation und ihrer Aufgaben. Eines ist ihnen jedoch gemeinsam: Sie alle bedürfen eines effizienten Agenturmanagements, damit sie ihre Aufgaben nicht nur erfüllen, sondern dies auch kostendeckend und gewinnbringend tun. Die Zusammenarbeit in Agenturen sollte stets professionell organisiert werden, um Zeitverluste durch eine mangelhafte Abstimmung zu vermeiden und die Arbeiten lückenlos dokumentieren zu können.

Was ist eigentlich Agenturmanagement?

Grundsätzlich ist das Agenturmanagement eine Disziplin der Unternehmensführung. Es geht also um die strategische Unternehmensplanung und die Einführung von Systemstrukturen, die ein organisiertes und planvolles Arbeiten in der Organisation ermöglichen. Zum Agenturmanagement wird diese Teildisziplin durch die Fokussierung auf die speziellen Eigenschaften von Agenturen. Hierzu zählen insbesondere die flachen Hierarchien, die Kalkulation anhand eines Budgets und der gewöhnlich hohe Zeitdruck.

Ein effizientes Agenturmanagement organisiert also alle Prozesse im Unternehmen derart, dass auch eng gesteckte Termine bei vorgegebenem Budget gehalten werden können. Zudem optimiert sie die Kommunikation für die flachen Hierarchien. Eine Softwarelösung kann helfen, diese Prozesse weiter zu optimieren und wirtschaftlicher zu gestalten.

Effizientes Agenturmanagement mit Softwareunterstützung

Immer mehr branchenspezifische Lösungen für die Abwicklung der Prozesse in Agenturen werden veröffentlicht. Ein prominentes Beispiel ist die Agentursoftware spirit, die Lösungen für das Controlling, die Buchhaltung, das Backoffice, die Kreation und das Projektmanagement von Agenturen bietet.

Wichtige Funktionen, die eine Software für das Agenturmanagement bieten sollte, sind:

CRM: Pflege aller Daten hinsichtlich Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern in einem zentralen System mit Serienbrief-/E-Mail-Funktion
Dokument- und Dateiverwaltung: alle Dokumente wie Angebote oder Rechnungen auf einen Blick und dem jeweiligen Stammsatz zugeordnet
Projektmanagement: wichtige Funktionen wie Vor- und Nachkalkulation, Soll-/Ist-Vergleiche, Statusverwaltung, Zeiterfassung, Gantt-Diagramme, Kalenderanbindung und Terminierung
Kalkulation: Verwaltung von Ressourcen, Artikeln, Kunden- und Lieferantenkonditionen und Honoraren
Faktura: Erstellung von Rechnungen, Mahnwesen, Zahlungsverwaltung
Controlling: Auswertungen zu Umsätzen, Kunden, Lieferanten, Cashflow usw.

Über eine Software für das Agenturmanagement greifen alle Mitarbeiter auf dieselben Datenbestände zurück. Doppelt geführte Datenbestände gehören damit der Vergangenheit an.

Lesenswertes:

– http://www.fh-kufstein.ac.at/Bachelor/Unsere-Studiengaenge/Marketing-Kommunikationsmanagement-BB/Curriculum/marketing/Agentur-Management