In die Selbstständigkeit starten: Die wichtigsten Grundlagen für Gründer

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Der Schritt in die Selbstständigkeit beginnt mit einer Idee – doch bis daraus ein angemeldetes Unternehmen wird, sind einige rechtliche und steuerliche Fragen zu klären. Dieser Beitrag zeigt Gründerinnen und Gründern, worauf es bei Rechtsform, Anmeldung, Steuern und Buchführung ankommt.

Chancen und Herausforderungen einer Selbstständigkeit

Wer sich selbstständig macht, ist sein eigener Herr, kann das Unternehmen nach eigenen Vorstellungen führen, neue Ideen umsetzen und selbst zum Arbeitgeber werden. Gleichzeitig tragen Selbstständige die volle Verantwortung – für Aufträge ebenso wie für Steuern, Versicherungen und die eigene Absicherung. Eine Gründung sollte deshalb gut vorbereitet sein. Schon zu Beginn lohnt es sich zu klären, welche Steuerarten relevant sind und ob Sie Ihre Geschäftsvorfälle doppelt verbuchen müssen oder ob die einfache Buchführung ausreicht.

Die richtige Rechtsform finden

Noch vor der Anmeldung bei den Behörden sollten Sie sich für eine Rechtsform entscheiden. Sie lässt sich später ändern, gibt aber zunächst die Richtung vor – etwa bei Haftung, Startkapital und Buchführungspflichten. Zu den gängigen Rechtsformen zählen:

• Einzelunternehmen
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
• Eingetragener Kaufmann (e. K.)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Welche Form am besten passt, hängt von mehreren Faktoren ab: Bei manchen ist ein Mindest- beziehungsweise Stammkapital nötig, bei anderen haften Sie mit Ihrem Privatvermögen, und einige setzen mindestens zwei Gründerinnen oder Gründer voraus. Um eine Fehlentscheidung zu vermeiden, lohnt sich eine Beratung, etwa bei der IHK, der Handwerkskammer oder einem Steuerberater.

Anmeldungen erledigen und Steuern zahlen

In Deutschland kann grundsätzlich fast jeder ein eigenes Unternehmen gründen. Einschränkungen gibt es vor allem im Handwerk: Für zulassungspflichtige Gewerke müssen Sie in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung im jeweiligen Handwerk oder einen Meistertitel nachweisen. Das ist zum Beispiel beim Beruf Maler der Fall. Prüfen Sie daher zuerst, ob es in Ihrer Branche besondere Voraussetzungen gibt. Anschließend kümmern Sie sich um die Anmeldungen bei den Behörden. Üblicherweise gehen Sie so vor:

• Sie melden Ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an.
• Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt.
• Sie füllen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und übermitteln ihn an das zuständige Finanzamt (in der Regel elektronisch über ELSTER).

Freiberuflerinnen und Freiberufler müssen sich übrigens nicht beim Gewerbeamt melden und zahlen entsprechend keine Gewerbesteuer. Sie füllen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt aus. Nach den Anmeldungen kommen verschiedene steuerliche Pflichten auf Sie zu: Handelt es sich um ein Gewerbe, fällt Gewerbesteuer an. Auf den Gewinn zahlen Einzelunternehmer zudem Einkommensteuer. Hinzu kommt die Umsatzsteuer, die je nach Höhe der Steuer monatlich oder vierteljährlich anzumelden ist.

Wichtig zu wissen: Die früher geltende Pflicht, im Gründungsjahr und im Folgejahr grundsätzlich monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben, ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. In diesem Zeitraum gilt auch für Neugründungen die allgemeine Regel: Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr; monatlich wird nur abgegeben, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro betragen hat (bei Gründern wird die tatsächliche Steuer dafür auf ein volles Jahr hochgerechnet).

Wer mit geringen Umsätzen startet, kann außerdem die Kleinunternehmerregelung nutzen. Seit 2025 gelten dafür neue Grenzen: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht überschreiten und der des laufenden Jahres nicht über 100.000 Euro liegen. Für Gründerinnen und Gründer ohne Vorjahresumsatz ist damit vor allem die Umsatzhöhe im Gründungsjahr entscheidend. Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuer befreit – das bedeutet weniger Bürokratie, allerdings können Sie dann auch keine Vorsteuer aus Ihren Ausgaben geltend machen. Die Regelung lohnt sich daher vor allem bei geringen Betriebsausgaben. Überschreiten Sie die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, entfällt der Kleinunternehmerstatus sofort.

Doppelte oder einfache Buchführung?

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen und dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Einnahmen und Ausgaben müssen unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden. Für viele Gründer stellt sich zu Beginn die Frage, ob sie eine doppelte Buchführung führen müssen. Diese Pflicht trifft gewerbliche Unternehmen, die mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Das Unternehmen ist im Handelsregister eingetragen.
• Es handelt sich um eine Kapitalgesellschaft (zum Beispiel eine GmbH).
• Der Umsatz liegt über 800.000 Euro im Kalenderjahr.
• Der Gewinn liegt über 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr.

Die Umsatz- und Gewinngrenzen wurden zum Jahr 2024 durch das Wachstumschancengesetz angehoben (zuvor 600.000 Euro Umsatz beziehungsweise 60.000 Euro Gewinn). Freiberuflerinnen und Freiberufler dürfen unabhängig von Umsatz oder Gewinn immer die einfache Buchführung nutzen. Sie zeichnen ihre Geschäftsvorfälle chronologisch auf und erstellen daraus eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), in der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Bei der doppelten Buchführung wird dagegen jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst; am Jahresende stehen eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).

Häufig gestellte Fragen

Welche Rechtsform eignet sich für Einzelgründer am besten?

Für Einzelgründer ohne Mitgesellschafter ist das Einzelunternehmen die einfachste Form: Es verlangt kein Mindestkapital, allerdings haften Sie mit Ihrem Privatvermögen. Wer die Haftung beschränken möchte, kann eine GmbH auch allein gründen (Ein-Personen-GmbH), muss dann aber Stammkapital aufbringen und mehr Verwaltungsaufwand einplanen. Welche Form passt, hängt von Haftungswunsch, Kapital und Aufwand ab – eine Beratung bei IHK, Handwerkskammer oder Steuerberater hilft bei der Auswahl.

Ab wann muss ich doppelte statt einfacher Buchführung machen?

Gewerbliche Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie im Handelsregister eingetragen sind, eine Kapitalgesellschaft betreiben oder die Grenzen von mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr beziehungsweise mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr überschreiten. Freiberufler dürfen dagegen immer die einfache Buchführung per Einnahmenüberschussrechnung nutzen.

Wie melde ich mein Unternehmen offiziell an?

Gewerbetreibende melden ihr Unternehmen beim Gewerbeamt an; dieses informiert das Finanzamt. Anschließend füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus, in der Regel über ELSTER. Freiberufler überspringen die Gewerbeanmeldung und wenden sich direkt an das Finanzamt.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich vor allem, wenn Sie geringe Umsätze und niedrige Betriebsausgaben haben und den Bürokratieaufwand klein halten möchten. Sie sind dann von der Umsatzsteuer befreit, können im Gegenzug aber keine Vorsteuer geltend machen. Seit 2025 gelten die Umsatzgrenzen von 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr).